Een virtual assistant, of virtueel assistent, is echt een term van de laatste tijd. Het verwarrende aan deze naam is dat het doet lijken alsof het gaat om een digitale hulp, terwijl het in dit geval toch echt gaat om een fysiek bestaand persoon. Een virtual assistant is namelijk een zelfstandig professional die andere ondernemers ondersteunt. Wel gebeurt dit vaak op afstand, vandaar dat het gezien wordt als een virtual assistant.

De functie bestaat al langere tijd en was voorheen vooral bekend als personal assistant of persoonlijk assistent. De laatste tijd is de functie van virtual assistant enorm in opkomst. Gelukkig maar, want de vraag naar virtual assistants wordt ook steeds groter. Dit is waarschijnlijk te verklaren door het feit dat een virtual assistant er specifiek is voor professionals die zijn gestart als zelfstandige en die op sommige vlakken wel wat ondersteuning kunnen gebruiken. En dit worden er simpelweg steeds meer.

Een virtual assistant, door sommigen ook wel virtueel secretaresse genoemd, gaat voor je aan de slag wanneer jou dat uitkomt. Je neemt een virtual assistant niet in dienst, maar kunt hem of haar eigenlijk zien als een oproepkracht. Je laat het weten wanneer je het druk hebt en wel een helpende hand kunt gebruiken. Dit kan vaak al vanaf 4 uur per maand en hoeft daarom ook helemaal niet veel te kosten.

Vaak neem je wel een pakket of abonnement af waar enkele regels in staan met betrekking tot de flexibiliteit van jouw virtual assistant. Je kunt natuurlijk niet een week van tevoren aangeven dat je jouw assistent een week later 40 uur nodig hebt. Heb je niet genoeg werk om structureel gebruik te maken van een virtual assistant? Dan kun je er vaak ook voor kiezen om een virtual assistant voor de duur van een bepaald project in te huren.

Een virtual assistant neemt jou vooral een hoop rompslomp uit handen. Het verplichte papierwerk waar veel tijd in gaat zitten en waar je als ICT’er helemaal niet op zit te wachten. De meeste virtual assistants zijn dan ook in ieder geval inzetbaar voor secretariële en administratieve taken. Hierbij kan gedacht worden aan:

• Mail beantwoorden
• Facturen versturen
• Gegevens invoeren in een CRM
• Offertes maken
• Bonnen indienen
• Eventuele klantbezoeken plannen en organiseren
• Schrijven van (nieuws)brieven

Daarnaast zijn er veel virtual assistants die op een bepaald vlak nog iets extra’s te bieden hebben. Zo zijn er assistenten die verstand hebben van social media en die jou kunnen helpen met je online branding. Of assistants die goed kunnen schrijven en de content van je website kunnen verzorgen en bijhouden. Er zijn zelfs virtual assistants die het sales-gedeelte van je kunnen overnemen en dus in jouw plaats gaan netwerken om jouw diensten aan de man te brengen.

Tot slot is de virtual assistant ook bij uitstek in te schakelen als sparringpartner. De assistant is namelijk zelf ook ondernemer dus weet wat er allemaal komt kijken bij een eigen onderneming. Mocht je een keer willen brainstormen over nieuwe manieren van ondernemen, over financiële do’s & don’ts of over het wel of niet aannemen van een junior developer, dan kun je daar uitstekend je virtual assistant voor gebruiken.

Het inhuren van een virtual assistant heeft verschillende voordelen. Hieronder hebben wij de meest belangrijke voordelen voor je op een rij gezet:
• Je hebt volledige focus op de werkzaamheden waar je goed in bent
• Je hebt meer rust en tijd waardoor je meer werk gedaan krijgt in minder tijd
• Je online zichtbaarheid wordt vergroot via bijv. socialmediakanalen en je website
• Je klantvragen via mail of telefoon worden voor je beantwoord
• Je betaalt alleen voor de service en daadwerkelijk gemaakte uren

Zie jij het wel zitten om gebruik te maken van een virtual assistant? Dan heb je twee opties: een virtual assistant inhuren via een organisatie of een virtual assistant die helemaal voor zichzelf werkt. Het voordeel van een virtual assistant die helemaal zelfstandig opereert is dat die waarschijnlijk nog net iets meer verstand heeft van hoe je jezelf als ondernemer op de kaart zet. Een voordeel van het inschakelen van een organisatie is weer dat zij een vervangend virtual assistant kunnen aanbieden wanneer jouw vaste virtual assistant ziek is of vakantie heeft.

Twijfel je of iemand wel geschikt is voor de werkzaamheden die jij graag zou willen uitbesteden? Dan is het raadzaam om toch een organisatie in te schakelen. Organisaties als Moneypenny of Vlotte Tantes hebben een groot netwerk aan virtual assistants die allemaal weer ergens anders goed in zijn. Zij gaan graag voor je aan de slag om de geschikte assistent voor je te vinden.

De tarieven voor een virtual assistant zijn behoorlijk verschillend. Dit komt vooral doordat je er in de meeste gevallen zelf voor kunt kiezen of je een uurtarief betaalt of dat je een abonnement neemt voor een vaste prijs per maand.

Uurtarieven voor een virtual assistant beginnen bij €35,- exclusief BTW. Ga je voor een abonnement met een vast bedrag per maand, dan kun je rekenen op een prijs vanaf €400,- waarbij je dan in totaal zo’n 10 uur per maand gebruik kunt maken van je assistent. Uiteraard geldt hierbij natuurlijk: hoe meer je betaalt hoe meer voordelen je krijgt. Zo betaal je bijvoorbeeld iets extra’s voor een meer ervaren assistent en ook de luxe dat jouw werkzaamheden binnen 24 uur opgepakt zullen worden kost je net iets meer.

Twijfel je of een virtual assistant iets voor jou is? Dan moet je er misschien eens goed voor gaan zitten om erachter te komen hoe tevreden je bent met de huidige invulling van je werkweken als ondernemer. Werk je veel over of is dat niet nodig? Heb je een eeuwig uitbreidende to-dolijst of kun jij je taken aan het eind van de week allemaal keurig afstrepen? En het belangrijkste: kom je genoeg toe aan de werkzaamheden die je leuk vindt en waarvoor je je onderneming gestart bent?

Met het beantwoorden van dit soort vragen kom je er hopelijk snel achter of het voor jou wel of niet raadzaam is om gebruik te maken van een virtual assistant. Wie weet houd je je dan binnenkort gewoon weer bezig met dingen die je leuk vindt, zoals webdevelopment of business intelligence, in plaats van je kostbare tijd te besteden aan verplicht papierwerk.