Na het inplannen van het online sollicitatiegesprek stuur je de kandidaat een gespreksbevestiging. In deze bevestiging laat je de sollicitant weten wanneer en hoe laat het gesprek plaatsvindt en via welk platform. Er zijn verschillende platformen waaruit je kunt kiezen, bijvoorbeeld Zoom of Skype. Probeer elk platform van tevoren uit zodat je weet welk platform voor jou fijn werkt. Het is gangbaar dat de werkgever het gesprek start en de sollicitant uitnodigt om deel te nemen aan het gesprek.

Waar je bij een fysiek gesprek nog wel eens een paar minuten later kunt komen omdat je uit een andere meeting komt of nog even het cv moet uitprinten, is het bij een online sollicitatiegesprek noodzakelijk dat je op tijd klaar zit en de sollicitant op het afgesproken tijdstip belt.

Bedenk van tevoren welke collega’s bij het videogesprek zitten en bespreek, net als bij een fysiek sollicitatiegesprek, de rolverdeling. Stellen jullie bijvoorbeeld om de beurt een sollicitatievraag, stelt een collega de vragen of verdelen jullie de vragen van tevoren? Zo is de kans klein dat je collega en jij elkaar onderbreken. Bij online gesprekken zorgt een interruptie er soms voor dat het geluid wegvalt en door vooraf goede afspraken te maken voorkom je dat de sollicitant jullie niet goed heeft verstaan.

Een geoliede videosollicitatie valt of staat met de techniek. Qua techniek heb je een webcam, luidsprekers, microfoon, laptop en netwerkverbinding nodig voor het voeren van een gesprek. Gelukkig kan dit in de voorbereiding van het gesprek voor een groot gedeelte worden getest. Probeer de onderdelen van tevoren uit, in combinatie met het gekozen platform, om er zeker van te zijn dat alles naar behoren werkt.

Bij een videosollicitatie hangt veel af van de ruimte en de omgeving waar vandaan beide partijen videobellen. Kies een rustige, het liefst af te sluiten ruimte. Hierdoor is de kans klein dat je tijdens het gesprek wordt gestoord door collega’s. Ga in ieder geval niet met je rug naar de werkvloer zitten, maar ga als de ruimte dit toelaat met je rug tegen een effen muur zitten. De rustige achtergrond zorg ervoor dat de sollicitant niet wordt afgeleid door wat er zich op de achtergrond afspeelt en zich volledig kan focussen op het gesprek. Houd ook rekening met de lichtinval; je wilt voorkomen dat je niet goed zichtbaar bent omdat er sprake is van tegenlicht. Het is het beste als het licht van voren komt.

Het voeren van online sollicitatiegesprekken is waarschijnlijk voor beide partijen iets nieuws en er kan dan ook altijd iets misgaan. Zowel aan de kant van de kandidaat als aan de kant van de werkgever. Stel de kandidaat gerust en maak duidelijke afspraken wat jullie doen als de verbinding verbroken wordt of als er iets op technisch vlak niet goed meewerkt. Het is handig om van tevoren telefoonnummers uit te wisselen zodat jullie het gesprek telefonisch kunnen voortzetten indien dit noodzakelijk is.

Bedenk van tevoren hoe je afscheid van elkaar wilt nemen en welke vervolgstappen jullie als organisatie nemen. Bij een fysiek gesprek loopt vaak één van de collega’s mee tot de uitgang. Deze mogelijkheid heb je bij een videosollicitatie niet. Als het gesprek op z’n einde loopt dan kunnen jullie kort benoemen hoe het vervolg van de sollicitatieprocedure eruit ziet en wanneer de sollicitant een reactie van jullie kan verwachten. Zijn alle punten besproken en hebben jullie afscheid genomen? Verbreek dan de verbinding voordat je met jouw collega het online sollicitatiegesprek gaat bespreken.

Is dit een van de eerste keren dat jullie als werkgever een online sollicitatiegesprek hebben gevoerd? Vraag dan zeker even hoe de kandidaat dit heeft ervaren. Hier kun je als bedrijf ontzettend veel van leren en de gesprekken worden er alleen maar beter van.

Heb jij nog nooit een online sollicitatiegesprek gevoerd of wil je jouw werkwijze bespreken met een van onze consultants? Neem dan contact met ons op. Wij denken graag met je mee over de beste aanpak en hoe jij het meeste uit de videogesprekken kunt halen.